Кыргыз Республикасынын мамлекеттик
архивдеринин негизги иш эрежелери
(Башталышы өткөн сандарда)

4 - бөлүм
Документтердин сакталышын камсыздоо


Мамлекеттик архивдерде Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун документтерин сактоону камсыз кылуу төмөндөгү бири-бири менен байланышкан жумуштардын комплексин талап кылат:
- документтерди сактоого сапаттуу шарт түзүү;
- архив сакталуучу жайга документтерди жайгаштыруу, топографиялоо;
- архив сакталуучу жайдан көктөмөлөрдү берүү тартибин сактоо;
- көктөмөлөрдүн түгөлдүгүнө жана сакталыш абалына көзөмөл;
- атайын баалуу документтердин жана пайдалануу фондунун камсыздандыруу фондун түзүү;
- документтердин физика-химиялык сакталуусун камсыздоо;
Документтердин сакталышын камсыздоо жетекчинин буйругу менен архив сакталуучу жайдын жетекчисине (фонд сактоочуга, улук фонд сактоочуга, башкы фонд сактоочуга) жүктөлөт.
Архив сакталуучу жайдын жетекчиси (фонду сактоочу) документтердин сакталуусуна толугу менен жооп берет.
4.1. Документтерди сактоого ыңгайлуу шарт түзүү
Документтерди сактоого ыңгайлуу шарт түзүү төмөндөгүдөй камсыздалат:
- архив имараттарын куруу, кайра келбеттөө (реконструкциялоо), ремонттоо;
- имараттарды жана архив сакталуучу жайларды өрт өчүрүүчү каражаттар, күзөт жана өрткө каршы кабарлоо каражаттары (сигнализациялар) менен жабдуу;
- архив сакталуучу жайларда сактоого ыңгайлуу (ченемдик) шарт түзүү үчүн температуралык нымдуулук, санитардык-гигиеналык, жарык кылуу режимдерин камсыз кылуучу техникалык каражаттарды колдонуу;
- документтерди сактоо жана бир жерден экинчи жерге которууга зарыл каражаттарды (текчелер (стеллаж), шкафтар, сейфтер, кутулар, папкалар, тепкичтер, кол арабалар, ж.б.) колдонуу.
4.1.1. Архив имараттарына жана архив
сакталуучу жайларга болгон талап
Мамлекеттик архив үчүн атайын имарат курулат же мурда курулган имараттар архив документтерин сактоого ыңгайлаштырылып жасалып чыгат.
Архивдин имараты же имаратты ыңгайлаштырып жасалгалап чыгуу архив ишин башкаруунун республикалык органы менен макулдашылган типтүү же жеке проект менен ишке ашырылат.
Архивдин имаратын курууда төмөндөгү шарттар эске алынып, алардан оолак курулуусу зарыл:
- абаны чаң жана агрессивдүү газдар (хлор, күкүрт газы, азоттун окиси) менен булгоочу өндүрүш ишканаларынан;
- өрт коопсуздугун пайда кылуучу объектилерден жана курулуштардан (нефтехранилищелер, бензоколонкалар ж.у.с.);
Архив имараты курулуучу жайдын орду санэпидемстанциянын абанын булганыш деңгээли жөнүндө жана өрттөн сактоо кызматынын чечимдери менен аныкталат.
Архив жайгашкан райондо абадагы зыяндуу кошулмалардын топтолуусу орто эсеп менен суткасына төмөнкү ченемдерден ашпоосу талап кылынат (мг/м ):
күкүрт кислотасы - 0.1;
күкүрттөлгөн газ - 0,05;
азоттун окстери - 0,085;
хлор
- 0,03;
сероводород - 0.008;
селикаттын чаңы - 0,05;
Архивдин имараттары техникалык талаптарга, имараттын негизги конструкциясынын бекемдигине жана алардын өрт коопсуздугуна (өрткө туруштук берүүнүн экинчи деңгээли, өрт коопсуздугунун "В" категориясы) жооп берүүсү зарыл.
Архив имараттарын курууда же мурда курулган имараттарды архив үчүн ыңгайлаштырууда, төмөнкү жайлардын болушу эске алынуусу зарыл:
- документтерди кабыл алуу жана чаңдан арылтууга;
- документтерди сактоого;
- документтерди убактылуу сактоого;
- каттоо документтерин жана илимий маалымдагыч аппаратын жайгаштырууга;
- илимий-маалымдагыч китепкана жана усулдук кабинет, сурап-билүү фондун (СБФ) жайгаштырууга;
- аудиовизуалдык документтерди техникалык көзөмөл жүргүзүүгө жана тасмаларды иштетип чыгууга, документтерди карап чыгууга (микро,-ксеро,-фотокочүрмө, фотореставрация);
- реставрация, дезинфекция жана мукабалоого;
- кызматкерлердин иштөөсүнө (иш бөлмөлөрү);
- изилдөөчүлөр иштөөгө (окуу залы);
- көргөзмө залы;
- конференц зал;
- көмөкчү жайлар (гордероб, кабыл алуу ж.б.).
Документтердин уурдалышына бөгөт коюу үчүн жертөлөнүн жана астыңкы этаждардын терезелерине ачылып-жабыла турган решетка коюлат.
Көп этаждуу архив имараттары жүк көтөрүүчү лифттер менен жабдылат.
Архивге ыңгайлаштырылган имараттарда документтерди жайгаштыруу экспертизадан кийин ишке ашырылат. Экспертиза имараттын өрткө туруштук берүү деңгээлин, негизги конструкциясынын, этаждар аралык жабылыштардын бекемдигин, имараттын бөлмөлөрүнүн абалын, жылуулук берүүчү жана желдетүүчү тармактардын абалын жана бул каражаттардын бар экендигин аныктайт.
Экспертиза архивдин, өрт өчүрүү, күзөт, куруучулар жана санитарно-эпидемиологиялык кызматтардын өкүлдөрү тарабынан өткөрүлөт.
Экспертизанын жыйынтыгы менен акт түзүлөт.
Пайдаланууга эски курулуштарды, жыгачтан курулган жайларды, нымдуу, подвал, чердак, печка менен жылытуучу, абаны табигый желдетип турууга шарты жок имараттарды алууга болбойт.
Ыңгайлаштырган имаратта архив сакталуучу бөлмөлөр башка бөлмөлөрдөн бөлүнүп туруусу зарыл.
Документтерди ашканалардын, тамак-аш склаттарынын, өрткө кооптуу жана агрессивдүү заттардын же өрткө кооптуу, химиялык технология колдонулуучу уюмдардын имаратынын бөлмөлөрүндө жайгаштырууга болбойт.
Архив сакталуучу жайлар мүмкүн болушунча, архивдин лабораторияларынан, өндүрүш, жана турмуштук бөлмөлөрүнөн оолак, жалпы желдеткич каналдары болбогондой шартта жайгашат. Архив сакталуучу жайлар архивдин башка бөлмөлөр менен күйбөй турган дубалдар, отко туруктуулугу деңгээли 2 сааттан кем эмес жабдуулар менен бөлүнөт. Сактоочу жай аркылуу суу өткөрүүчү жана канализациялык түтүктөрдү, ошондой эле, сууну технологиялык, же турмуштук чыгарууга ылайыкташтырылган түтүктөрдү өткөрүүгө болбойт.
Атайын курулган же ыңгайлаштырылган имараттарда архив сактоочу жайды жайгаштырууну долбоорлоодо терезеси түндүк жакты караган бөлмөлөргө маани берилет.
Сактоочу жай табигый же жасалма түрдө желдетилип турушу керек. Желдетүү системасы абанын 2-3 кайтарып алмашуусун камсыз кылып, туруктуу температуралык нымдуулук режимди, абанын чаңдан жана агресиивдүү кошулмалардан арылтып туруусу талап кылынат. Сактоочу жайды эвакуациялоого шарт түзүлүп, лифттерге, тепкичтик клеткаларга чыгууга ыңгайлуу жайгашуусу зарыл.
Нитро негиздеги (жеңил тутануучу, тез күйүүчү) документтер сакталуучу жайлар башка документтерден сакталган жайлардан бөлүнүп жана өзүнчө жайгашат. Нитро негиздеги документтер сакталуучу жайлардын алдыңкы зонасында абаны тартып туруучу кошумча жылчык болушу эске алынышы зарыл.
4.1.1.1. Электрокаражаттар, жарык режими
Архивдин негизги бөлмөлөрүндө жабык электрөткөргүчтөр коюлат. Сактоочу жайларга газ түтүктөгү электрөткөргүчтөр коюлушу мүмкүн. Алып жүрүүчү аппараттар (чаң соргуч, чырак ж.б.) үчүн штепселдик розетка жылчыксыз (герметикалык), же жарым жылчыксыз болушу, алып жүрүүчү аппараттардын шнуру резина менен бөлүнүп турушу зарыл. Сактоочу жайларга жалпы жана этаждар боюнча электр рубильниктери коюлат. Розеткаларды ток менен камсыз кылуучу жана өчүрүүчү рубильниктер, электро бөлүштүрүүчү щиттер жана предохранителдер, сакталуучу жайдан тышкары орун алат. Архив сактоочу жайда иш аяктаганда аппаратуралар, электр розеткалары ырааты менен өчүрүлөт.
Архивде колдонулуучу бардык электр каражаттары жер аркылуу туталуусун камсыз кылуу (заземление) зарыл.
Архив сакталуучу жай табигый же жасалма жарык менен камсыздалат. Документтер терезеси бар, терезеси жок бөлмөлөрдө жайгашуусу мүмкүн. Сактоочу жайлар терезесиз бөлмөлөрдөн орун алса, белгиленген деңгээлдеги абанын кайтарып алмашуусун камсыз кылуучу табигый же жасалма системанын болушу талап кылынат. Архив сактоочу жайлардагы табигый жарык, күндүн тике тийген нурун бөлүп туруучу каражаттарды, жарык нурду бөлүп тургучтарды, жарыктын деңгээлин автоматтык түрдө сактап туруучу аппараттарды (атайын айнек), сактоочу фильтрлер, жалюздар, шторалар терезелерге коюлуп, айнекти атайын каражаттар менен капталганга уруксат берилет.
Сактоочу жайларды жасалма жарык кылууга тышы жылма жабык плафондогу чыңалуу шамдары (лампы накаливания) колдонулат. Спектр участоктору кесилген ЛБ, ЛХБ, ЛТБ тибиндеги люмениценттик шамдар колдонулушу мүмкүн.
Көрүү спектри диапазонунда жарыктын деңгээли: полдон 1м. бийиктиктеги стеллаждын үстү - 20-50 лк, ал эми жумушчу столдор - 100 лк ашпоосу керек.
Шамдар документтерден 50см. кем эмес аралыкта жайгашуусу талап кылынат. Алып жүрүүчү шамдар тордолгон айнек менен корголуусу зарыл.
Туруктуу сакталуучу документтер караңгылыкта сакталат. Документтерди табигый жана жасалма жарык нурларынан сактоону камсыз кылуу, документтерди шкафтарда, жабык түрдөгү стеллаждарда, ошондой эле кутуларда жана папкаларда сактоо аркылуу ишке ашырылат.
4.1.1.2. Өрткө каршы каражаттар жана өрт коопсуздугун сактоо режими
Архив мекемелеринде жана архив сактоочу жайларда өрт коопсуздугунун режимин Кыргыз Республикасынын өрт коопсуздугу камсыздоо боюнча ченемдик укуктук актылары тариздейт.
Архив мекемелери жана архив сактоочу жайлар өрт өчүрүүчү өрт жөнүндө кабар берүүчү каражаттар, ошондой эле өрткө каршы суу колдонуу каражаттары менен жабдылышы керек.
Өрткө каршы ички суу жүргүзүлүүчү түтүктөр (водопровод) сууну эки жактан алууга ыңгайлаштырылат. Өрткө каршы крандар архив сактоочу жерден тышкары, бардык этаждардын тепкичтеринде орнотулат. Ар бир кранда узундугу архив сактоочу жайдын акыркы бурчуна жетүүчү, резиналанган, ийилчээк түтүктөр (рукав) менен жабдылышы зарыл.
Ички суу менен камсыз кылуу болбогон учурда өрт гидрантынын жанында ПГ индекси жазылган, өрт гидрантына чейинки аралык метр менен берилген көрсөткүч орнотулат. Гидранттар өрт чыгып кеткен учурда колдонууга даяр экендигин жана бузулбагандыгын аныктоо үчүн мезгил-мезгили менен текшерилип туруусу зарыл. (жылына бирден кем эмес).
Архив сакталуучу жерди автоматтык түрдө өрт өчүрүүчү система жана өрт өчүргүчтөр менен жабдууда, алардын кошумча таасиринен документтер бузулбай турган өчүргүчтөрдү колдонуу талапка ылайык (углекислота ж.б.). Көтөрүп колдонуучу өрт өчүргүчтөр ар бир 50 кв м. аянтка бирден кем эмес болуучу эсеп менен коюлат.
Бардык архив сактоочу жайлар жана архивдин административдик бөлмөлөрү чакан жалынды, өрт башталганда өчүрүүгө колдонулуучу өрткө каршы каражаттар (чака, асбес тканы, кум сакталган жашик, өрт калкандары (пожарные щиты) жана жарактар (багор, лом, күрөк, балталар) менен жабдылышы керек.
Ар бир архивде көрүнүп турган жерге, тепкич аянтында илинген эвакуациянын планы болушу керек. Эвакуация планга ылайык ишке ашат.
Өрт чыгып кетсе документтерди эвакуациялоого архив сактоочу жайлар жана документтер менен иштөө бөлмөлөрү лифттерге, тепкич аянттарына, коридорго чыгууга ыңгайлуу болушу зарыл.
Документтерди эвакуациялоо жолдорго болгон талаптар:
- эвакуация болуучу жолдордо ар түрдүү буюмдар жана каражаттардын үйүлүп турушуна тыюу салынат;
- эвакуациялануучу жолдордогу бардык эшиктер чыгуучу тарапка эркин ачылышы керек;
- подвалдык бөлмөлөрдүн жана цоколдук этаждардын өз алдынча эшиктери болушу керек;
- эвакуация болуучу коридорлордо "чыгыш", ачык эшик" деген көрсөткүч белгилер болушу зарыл;
Архив сактоочу жайда тыюу салынат:
- тамеки чегүүгө;
- жылытуучу электр каражаттарын колдонууга;
- тиешеси жок буюмдардын болушуна (портфелдер, сумкалар, тамак-аш ж.б.).
4.1.1.3. Документтерди сактоонун
температуралык-нымдуулук режими
Кагаз негиздеги документтерди сактоодо ыңгайлуу температура-нымдуулук режими сакталуусу зарыл: температура 17-19 градус, абанын салыштырма нымдуулугу 50-55%. Аны сактоо үчүн бөлмөлөрдү желдетип туруу (кондиционирование) системасы колдонулат.
Документтерди сактоонун температуралык-нымдуулук режимин көзөмөлдөп, бөлмөдөгү жана тыштагы температураны жана салыштырма нымдуулукту төмөндөгүчө өлчөп туруу керек:
- желдетилген (кондиционируемых) бөлмөлөрдө - жумасында бирден кем эмес;
- климаты көзөмөлдөнбөгөн бөлмөлөрүн - жумасына эки жолу;
- сактоо режими бузулган кезде - суткасына бир жолу.
Көзөмөлдөө-өлчөө каражаттарынын көрсөткүчтөрү атайын журналдарга катталат. Журналга, ошондой эле өлчөө каражаттарынын көрсөткүчтөрүнүн тууралыгы текшерилип, эгерде режим бузулган болсо аны оңдоого болгон аракеттер катталат.
Көзөмөлдөө- өлчөө каражаттар (термометрлер, гигрометрлер, психрометрлер, электрондук термогигрометрлер ж.б.у.с.) бир щитке, негизги өтүүчү жердеги стеллажга, желдетүүчү жана жылытуучу системадан оолак орнотулат. Каражаттар ар бир архив сактоочу жайда төмөнкү норма боюнча коюлат:
- бөлмөлөрдөн турса ар бир бөлмөдө бирден точка;
- көп ярустуу жайларда - ар бир яруста.
4.1.1.4. Санитардык-гигиеналык режим
Архив сактоочу жайлар көк, курт-кумурскалар, чычкандар пайда болбогондой, чаң топтолбогондой шарт түзүлүп, таза кармалышы керек.
Ал жайларда санитардык-гигиеналык төмөндөгү талаптар сакталышы керек:
- такай нымдуу тазалоо;
- жылына бирден кем эмес стеллаждарды, шкафтарды, документтер сакталган кутуларды, папкелерди чаң соргуч менен тазалоо, стеллаждардын цоколдук бөлүгүн, полду, плинтус, терезелердин алдыларын антисептик кошулмалар менен ( формалин-2%, катмин-АБ-5% ж.б.у.с) сүртүү.
Архив сактоочу жайга тышкы кийим, суу болгон таза эмес бут кийим менен кирүүгө болбойт.
Архив сактоочу жайларда аба эркин желдетилип, туруктуу микроклимат түзүлүшүнө шарт түзүлүүчү, желдететилбей калган туюк зоналар болбошу керек. Документтерди полдорго, терезелерге, иреттелбеген түйүнчөктөрдө (кипах) сактоого тыюу салынат.
Жылуу мезгилдерде ачылуучу терезелер ячейкаларынын диаметри 0.5 мм. тор менен тордолуусу зарыл.
Сакталуучу жайларда биологиялык зыянкечтер бар экендиги аныкталса документтерди, сакталуучу жайларды токтоосуз иштеп чыгуу чаралары көрүлөт:
- көгөрүп кеткен (плесневые грибки) документтер байкалган стеллаждар жана шкафтар антисептик кошулмалар менен ( формалин-3%, же катмин-АБ-5% ж.б.) сүртүлөт жана кургатылат.
- документтер массалык түрдө бузулуусу байкалса архив кызматкерлеринин көзөмөлү менен санэпидемстанциялар тарабынан дезинфекция өткөрүлөт.
- дубалдар, пол, бөлмөнүн төбөсү көгөрүп кеткенде штукатурканы жана красканы кырып салып, алардын бетин 5% формалин кошулмасы менен иштеп чыгып, курулуш материалдарына антисептик кошулмаларын кошуп ремонт жүргүзүлөт, бөлмөдө нымды пайда кылган себептер жоюлат;
Кемирүүчүлөрдү (чычкандарды) жок кылуу санэпидемстанциянын күчү менен аткарылат.
Тазалоо, санитардык-гигиеналык иштер жүргүзүлгөндө колдонулган суу, антисептик кошулмаларын ж.б., документтерге тийгизбөө талап кылынат.
Санитардык-гигиеналык иштерди аткаруу үчүн санитардык күндөр өткөрүлөт.
4.1.1.5. Архив сакталуучу жайды сактоо
каражаттары менен жабдуу
Архив сакталуучу жайлар орнотулган (стационардык), же жылдырууга мүмкүндүк берүүчү металлдан жасалган стеллаждар менен жабдылат. Санитардык- биологиялык талаптарга жооп берген, өрткө каршы кошулмалар менен шыбалган, орнотулган жыгач стеллаждардын колдонулушу мүмкүн.
Орнотулган стеллаждар жана шкафтар архив сакталуучу жайларга төмөндөгү ченем боюнча жайгаштырылат:
- стеллаждардын катарынын (негизги өтүүчү) аралыгы - 120 см.;
- стеллаждар аралык (өтүүчү) ченем - 75 см.;
- имараттын дубалы менен катар коюлган стеллаждын аралыгы - 75 см.;
- дубалга тике коюлган стеллаж, шкафтын аралыгы (айланып өтүү) - 45 см.;
- пол менен стеллаждын (шкафтын) төмөнкү баскычынын аралыгы - 15 см. кем эмес, цоколдуу этаждыкы -30 см кем эмес.
Өзгөчө форматтагы документтер (газеталар, карталар, пландар, микрофильмдер сакталуучу кутулар) үчүн сталлаждардын ошондой эле шкафтардын өлчөмү ошол документтердин өлчөмүнө ылайык аныкталат. Чиймелерди (чертеж) суурмалары бар жашиктерде, жазылган түрдө же папкеге салып сактоого болот. Микрофильмдерди - "елочка" түрүндөгү стеллаждарда сакталат. Карталар үчүн жылдырууга мүмкүн болгон штангаларда, асып сактоо сунушталат. Өзгөчө маанидеги документтерди сактоого орнотулган бөлүмдөрү бар сейфтер, жана атайын шкаф - сейфтер колдонулат.
Климаты жөнгө салынбоочу, желдетүүсү начар бөлмөлөрдө аба бүкшүгөндөн документтердин биологиялык бузулушунун алдын алуу үчүн жабык типтеги каражаттарды (сейфтер, бокстар, жабык стеллаждар) колдонбоо сунуш кылынат.
Магниттүү жумушчу катмары бар алып жүрүүчүгө камтылган документтерди ферромагниттүү металлдан жасалган стеллаждарда сактоого болбойт.
Табигый жарык болуучу архив сакталуучу жайларда ачык типтеги стеллаждар жана шкафтар терезелүү дубалдарга тикесинен жайгаштырылат. Терезесиз бөлмөлөрдө стеллаждар жана шкафтар бөлмөнүн өзгөчөлүгү, каражаттардын конструкциясы, жайгаштыруу ченеми эске алынып коюлат. Стеллаждарды, шкафтарды, документтер сакталуучу башка каражаттарды имараттын тышкы дубалына жана жылуулук берүү булактарына тыгыз жайгаштырууга тыюу салынат.
Кагаз негиздеги документтер стеллаждарда, металлдан жасалган шкафтарда, кутуларда же бөлөк баштапкы сакталуучу каражаттарда (папкаларда, кутуларда ж.б.) жалпагынан же тигинен жайгаштырылат. Мүмкүнчүлүк жок кездерде гана документтердин бооланып сакталуусу мүмкүн.
Аудиовизуалдык же машина окуй турган (электрондук) документтерди сакталуучу кутуларга жайгаштырууда алар шалактабагандай, ар бир сактоо бирдиги жылчыксыз эмес (негерметичный) абалда өзүнчө таңгакта жайгашат.
Магнит ленталарындагы документтер өзөккө, катушкага же кассетага түрүлүп, полиэтилен пакетке таңгакталып, заводдо жасалган кутуда же этикетка үчүн тилиги бар полиэтилен кутуда (контейнерде) жайгаштырылат.
Жалпак тасмалардагы же бөлөк форматтагы алып жүрүүчүлөрдөгү микроформалар жана фотодокументтер конверттерге же тийиштүү өлчөмдөгү кассеталарга таңгакталат жана кутуларда, папкаларда же башка экинчи таңгактарда жайгаштырылышы керек.
Кинодокументтер жана микрофильмдер стандарттуу коргоо ракорддору менен толукталып, өзөккө сүрөтү тышты каратып рулон болуп түрүлөт жана металлдан жасалган кутуларга жайгаштырылат. Тасмалар тыгыз түрүлүп, рулондун капталы тегиз болушу керек.
Граммофондук жазуудагы фонодокументтер (грампластинкалар) полиэтилен пакеттерге таңгакталып, кагаз конверттерге салынышы керек.
Грампластинкалардын тобу архивдик номерлерине ылайык картон же фанера кутуларына жайгаштырылат.
Компакт-дискалар заводдук таңгагына таңылып, кутуга салынат.
4.1.1.6. Күзөт режими
Архивдин күзөт имаратты күзөт сигнал каражаттары менен жабдуу, күзөт постторун уюштуруу, бөлмөлөрдү мөөрлөө, архив сактоочу жайларга кирүү мүмкүндүгүн атайын тартипке салуу аркылуу ишке ашат.
Архив сактоочу жай, документтер убактылуу сакталуучу (окуу залы, документтердин сакталуусун камсыз кылуучу лабораториялар ж.б.), ошондой эле материалдык баалуулуктар, көбөйтүүчү жана башка кымбат баалуу техникалар жайгашкан бөлмөлөр, архивдин имаратынан аварийлик жана запастык чыгуу, негизги чыгуу эшиктери сутка боюнча күзөт болбосо, сөзсүз түрдө күзөт сигнал каражаттары менен жабдылып, печатталышы керек.
Жумуш мезгилинде архив сакталуучу жайлар кулпуланат, ачкычы сактоочу жайдын жетекчисинде болот. Жумуш эмес күндөрү архив сактоочу жайдын ачкычы атайын күзөтчүлөргө өткөрүлөт. Архив сактоочу жайга кирүү мүмкүнчүлүгү сактоочу жайда иштеген кызматкерлерине, анын жетекчисине ошондой эле директорго жана орун басарларына, башкы фонд сактоочуга берилет. Калган кызматкерлер сактоочу жайга айрым бир өзгөчө себеп менен, архив жетекчилигинин уруксааты менен киргизилет.
Архив имаратынан документтерди, материалдык баалуулуктарды, илимий-маалымдагыч китепканасынын китептерин жана МФС, ошондой эле илимий-маалымдагыч аппараттарынын материалдарын алып чыгуу, белгиленген тартипте уруксаат аркылуу ишке ашат.
4.2. Документтерди архив
сакталуучу жерде жайгаштыруу,
Топографиялоо.
4.2.1. документтерди жайгаштырууга жалпы талаптар
Архив документтери жалпы сакталуучу жана өзгөчө сакталуучу документтер болуп бөлүнөт.
Архивде фонддорду жайгаштыруу архивдин жетекчи тарабынан бекиген аларды жайгаштыруу планына (схемасына) ылайык жүргүзүлөт. Планда (схемада) фонддорду сактоочу жайлар боюнча, керек болсо, ар бир стеллажга номерлерин көрсөтүү боюнча бөлүштүрүү көрсөтүлөт. План архивдик документтердин эсебин алуучу бөлүмдө, же эсепке жооптуу кызматкерде сакталат, пландын бөлүктөрү болсо, бөлүнүшү боюнча сактоочу жайда болот.
4.2.2. Өзгөчө сактоодогу документтерди
жайгаштыруу
Өзгөчө сактоого алынуучу документтер:
- өзгөчө баалуу документтер;
- жашыруун документтер;
- нитронегиздеги документтер;
- биологиялык зыянкечтер жуккан документтер;
- Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун документтери катары эсептелбеген, убактылуу сактоого алынган, анын ичинде депозитардык сактоого алынган документтер.
Өзгөчө сактоодогу документтерди жайгаштырууга бөлүнгөн орун жана аянт, архивдин шартына жана толуктоонун мүмкүнчүлүгүнө жараша архив тарабынан чечилет.
Жашыруун документтер алар менен иштөө жөнүндө нускаманын талаптарына ылайык жайгаштырылат.
Айрым бир учурларда, жашыруундугу алынган көктөмөлөрдү жайгаштырууга бош аянт болбосо, жашыруундугу алынган жана жашыруун көктөмөлөрдү чогуу, жашыруун документтер сакталуучу жайдан орун алышы мүмкүн.
Ар түрдүү аудиовизуалдык жана машина окуй турган (электрондук) документтер өзгөчө бөлмөлөрдө, документ камтылган алып жүрүүчүлөрдүн сакталыш ченемдик режимине ылайык сакталат.
Бир эле бөлмөдө ар түрдүү документтер сакталышы мүмкүн, бирок сактоочулар бир физикалык жаралышта болуп, бирдей сактоо режимдеринин чегинде болушу зарыл (мисалы, магниттик тасмалардагы документтер жана магнит катмары бар дискалар, кинопленкадагы жана микроформадагы документтер ж .б.).
4.2.3. Пайдалануучу фондду жайгаштыруу
Пайдалануучу фонд көчүрмөлөр(копии) камтылган алып жүрүүчүнүн түрүнө ылайык жайгаштырылат.
Кагаз негиздеги пайдалануучу фонддун көчүрмөлөрү (фотокопиялар да), адатта, кагаз негиздеги документтердин түп нускасы менен бирге сакталат.
Пленка негиздеги пайдалануучу фонддун көчүрмөлөрү аларды сактоо режиминин ченемдерине ылайык келген сактоочу жайларда орун алат.
Ар бир бюкска бир көктөмө же анын бөлүгү чагылдырылган пленканын бөлүгү салынат. Айрым учурларда, көктөмөлөрдүн көлөмү кичине болсо, бир пленканын бөлүгүндө үч көктөмө чагылдырылышы мүмкүн.
4.2.4. Эсеп документтерин жайгаштыруу
Архивдин негизги жана көмөкчү эсеп документтери чогуу бойдон өзүнчө бөлүнгөн жайда же архивдин эсеп документтерине жооптуу кызматкерлердин бөлмөсүндө жайгашат.
Архив сактоочу жайдын негизги жана көмөкчү эсеп документтери сактоочу жайда болот.
Тизмектердин биринчи нускасы кагаз жүзүндөгү документтердин түп нускасын сактоо режиминин тартибинде, өзүнчө бөлүнгөн жайда, же архивдин эсеп документтерине жооптуу кызматкерлердин бөлмөсүндө жайгашат.
Тизмектердин экинчи нускасы архив сактоочу жайдын бөлүнгөн зонасында стеллажда же шкафта, а үчүнчүсү окуу залында сакталат.
4.2.5. Топографиялоо
Көктөмөлөр стеллаждарда же шкафтарда кутуларга же папкаларга салынып, тигинен же жалпагынан жайгаштырылат. Архивдин бардык жайлары ( имараттар, корпустар, этаждар, ярустар, бөлмөлөр) ошондой эле стеллаждар, шкафтар, текчелер номерленет. Ар бир бөлмөнүн стеллажына, шкафтарына кире бериштен солдон оңго өз алдынча номер коюлат. Стеллаждардын текчелери шкафтар боюнча өйдөтөн төмөн солдон оңго номерленет.
Кутулар, папкалар, таңгактар ошол куту, папка, таңгактардын ичинде сакталган фонддун №, тизмектин №., сактоо бирдигинин №, көрсөтүлүп ярлыкталышы керек. Жазуу типографиялык ыкта, кара тушь же өчпөй турган атайын сыя менен жазылат.
Архив сакталуучу жайда документтердин жайгашкан жерин бекитүү жана аларды издөө максатында фонддор боюнча жана стеллаждар боюнча топографиялык көрсөткүчтөр түзүлөт. (2, 3-тиркемелер) Топографиялык көрсөткүчтөр карточкаларда түзүлүп, бир нускасы эсеп үчүн жооптуу кызматкерде, экинчиси ошол сактоочу жайда болот. Фонддук карточкалардын топографиялык көрсөткүчтөрү ар бир фондго өзүнчө даярдалат. Керектүү учурда бир фондго уландысы бар карточка түзүлүшү мүмкүн. Фонддор боюнча топографиялык көрсөткүчтөрү фонддун номерлерине ылайык жайгашат.
Стеллаждар боюнча топографиялык көрсөткүчтөр ар-бир стеллажга түзүлүп, ар бир жайдагы (бөлмөнүн, корпустун. ж.б.).стеллаждардын номерлерине ылайык жайгашат.
Документтерди жайгаштырууга өзгөрүүлөр киргизилсе, токтоосуз түрдө топографиялык көрсөткүчтөрдүн бардык нускаларында, ошондой эле фонддорду жайгаштыруу планында (схемасында) чагылдырылат.
Топографиялык көрсөткүчтөрдү иштетүү салттуу же автоматташтырылган режимде жүргүзүлөт.
4.3. Көктөмөлөрдү жана
тизмектерди сактоочу
жайдан берүү
Көктөмөлөрдү жана тизмектерди сактоочу жайдан:
- пайдаланууга (окуу залына изилдөөчүлөргө, архив кызматкерлерине иш бөлмөлөрүнө, мекемелерге жана уюмдарга, жарандарга-фонд түзүүчүлөргө убактылуу колдонууга);
- архивдин лабораториясына, камсыздандыруучу фонддун жана пайдалануу фондун түзүүгө башка уюмдарга, цифралаштырууга, документтердин абалын жакшыртуу үчүн атайын иштеп чыгууга берилет.
4.3.1.Документтерди берүүнүн тартиби
Архив сакталуучу жайдан документтерди берүү жана кайрадан кабыл алуу, анын ичинде документтерди сакталуучу жеринен берип жатканда жана кайрадан алып жатканда барактап текшерүү, сактоочу жайдын кызматкерлери тарабынан аткарылат. Окуу залынын документтерин барактап текшерүү залдын кызматкери тарабынан жасалат.
Документтер (түп нускасы же көчүрмөсү) архив сакталуучу жайдан жазуу жүзүндөгү уруксат менен берилет:
- архив жетекчилиги - атайын баалуу көктөмөлөрдү, документтерди пайдаланууга архивден тышкары берүүгө, көргөзмөлөргө коюуга, реставрация-профилактикалык иштетүүгө, чет өлкөлүк жарандарга пайдаланууга берүүгө уруксат бере алат;
- сактоочу жайдын (бөлүмдүн) жетекчиси - документтер менен иш бөлмөлөрүндө жана окуу залында иштөөгө архив кызматкерлерине берүүгө уруксат бере алат.
Көктөмөлөрдү архив сактоочу жайдан берүүдө көктөмөнүн мукабасындагы, тизмектеги шарттуу белги менен аты дал келиши, берүүнүн астында жана кайтарып алып жатканда ар бир көктөмөнүн барактары жана документтин абалы текшерилет.
Архив сакталуучу жайдан берилип жаткан ар-бир көктөмө тактама баракчасы (4,5- тиркеме) жана документтерди пайдалануу баракчасы (6-тиркеме) менен болушу керек.
Абдан эски документтер камтылган көктөмөлөр же атайын баалуу документтер сактоочу жайдан пайдаланууга берилбейт, ордуна алардын көчүрмөсү берилет. Абдан зарыл болсо, айрым учурда андай документтердин түп нускасы архив жетекчисинин жазуу жүзүндөгү уруксаты менен берилиши мүмкүн.
4.3.2. Документтерди берүү мөөнөттөрү
Көктөмөлөр сакталуучу жайдан төмөнкү мөөнөттөн ашпаган убакытка берилет:
- он күнгө - архив кызматкерлерине суроо талаптарды аткарууга;
- бир айга -изилдөөчүлөргө, окуу залында иштөөгө жана архив кызматкерлерине кызматтык максатка;
- үч айга - мекемелерге, уюмдарга фонд түзүүчү жарандарга убактылуу колдонууга;
- алты айга - документтердин көргөзмөсүнө;
Көктөмөлөрдүн тизмеси беш күндөн ашык мөөнөткө берилбейт.
Сот жана укук коргоо органдарынын талабы боюнча документтер алты айга чейинки мөөнөткө берилет.
Документтерди жана тизмектерди берүүнүн белгиленген мөөнөттөрүн узартуу өзгөчө учурда, архив жетекчисинин уруксаты менен, убактылуу пайдаланууга берүү - берилүүчү документтерди сактоого шарты жана ченемдик укугу бар экендиги тууралуу уюмдун жазуу жүзүндөгү убадасынан кийин берилиши мүмкүн.
4.3.3. Документтерди берүүнү каттоо
Сактоо жайынан документтер төмөнкү документтер аркылуу берилет:
- көктөмөлөрдү берүүгө заказ (талап) - окуу залында иштөөгө изилдөөчүлөргө жана архив кызматкерлерине (7- тиркеме);
- көктөмөлөрдү убактылуу пайдаланууга акт (8-тиркеме);
- лабораторияда иштөөгө заказдар;
- сактоочу жайдан архив иштерин жүргүзүүгө берүүгө түзүлгөн акт ( документтерди берүү жана кабыл алууга түзүлгөн актын формасында).
Сактоочу жайдан документтерди берүү китепке катталат (9-тиркеме):
- көктөмөлөрдү сактоочу жайдан иш бөлмөсүнө берүү;
- көктөмөлөрдү окуу залына берүү;
- көктөмөлөрдү лабораторияга берүү;
- көктөмөлөрдү убактылуу пайдаланууга берүү.
Китептер ар-бир сактоочу жайга жана берүүнүн түрлөрүнө өзүнчө түзүлөт.
Документтерди сактоочу жайдан окуу залына берүү документтерди сактоочу жайдан окуу залына берүү китебинде катталат, окуу залынын кызматкеринин колу коюлат. Пайдалануучулардын аткарылган заказдары (талаптары) окуу залына берилген документтер менен кошо берилип, пайдалануучулардын өздүк делосунда сакталат.
Архивдин кызматкерлерине кызматка колдонууга документтерди берүү документтерди сактоочу жайдан иш бөлмөлөрүнө берүү китебине катталат, документтерди алган кызматкердин колу коюлат. Архив кызматкерлеринин заказы (талабы) архив сакталуучу жайда сактоо мөөнөтү бүткүчө сакталат.
Документтерди лабораторияга берүү реставрация, мукабалоо заказы боюнча аткарылып, документтерди лабораторияга берүү китебине катталат, лабораториянын кызматкеринин колу коюлат.
Заказдар лабораторияда жана архивдин тиешелүү бөлүмүндө эсепке алынып, документтер менен иштөөдөгү бардык аракеттерге көзөмөл документи катары кызмат өтөйт.
Документтерди убактылуу пайдаланууга берүү документтерди убактылуу пайдаланууга берүү актысы менен катталып (8-тиркеме), документтерди убактылуу пайдаланууга берүү китебине жазылат.
Документтерди убактылуу пайдаланууга берүү актысынын "Эскертүү" бөлүгүндө документтин абалы эске алынат.
Документтерди убактылуу пайдаланууга берүү чечими төмөнкү документтерге ылайык кабыл алынат:
- гарантиялык кат;
- көргөзмө уюштуруу жана документтерди коюу шарттары тууралуу келишимдер. Документтерди көргөзмөгө коюу үчүн убактылуу пайдаланууга берүү архив жетекчисинин буйругу менен аткарылат.;
- камсыздандыруучу фондду жана пайдалануучу фондду түзүү боюнча иштерди аткарууга келишимдер.
Документтерди сотто, прокуратурада кароого, кол жазманы эксперттөөгө берүүдө документтердин көчүрмөсү алынып, артына документтин түп нускасын колдонуунун себеби жана датасы көрсөтүлөт. Ишендирилген (заверенный) көчүрмө түп нуска келгичекти анын ордунда турат.
Мамлекеттик архивдерден документтердин түп нускасын алууга тыюу салынат.
4.3.4. Пайдалануу фондусунун көчүрмөлөрүн берүү
Пайдалануу фондусунун көчүрмөлөрүн берүү документтерди берүүгө заказдар (талаптар) менен ишке ашат (7-тиркеме) жана борборлоштуруп жүргүзүлгөн, пайдалануу фондусунун көчүрмөлөрүн берүү китебине катталат.
4.3.5. Тизмектерди берүү
Тизмектерди берүү документтерди берүүгө (7- тиркеме) заказдар (талаптар) боюнча ишке ашат жана тизмектерди берүү китебинде катталат, тизмектерди алган архивдин кызматкеринин колу коюлат.
4.3.6. Документтерди ташуу жана орун
которуштуруу
Документтерди ташууда документтерди жамгырдан, жарыктан, механикалык бузулуулардан сактоону камсыз кылуучу атайын таңгактар колдонулат. Шаар ичинде жабык автомашиналарда, сөзсүз архив кызматкеринин коштоосунда; алыскы аралыкка контейнерге салынып ташылат.
Архив ичинде орун которуштурууга арабачалар, башка ташуучу каражаттар колдонулат.

4.4. Берилген документтердин
сакталуусуна көзөмөл.
Документтерди сактоочу
жайга кайтаруу
Документтерди берүү катталган китептер ар бир кварталда же жарым жылда бир жолу текшерилип турат. Документтерди кайтаруу мөөнөтү бузулган фактылар чыккан кезде анын себептери такталат жана документтерди кайтаруу боюнча чаралар көрүлөт. Эгерде документтерди пайдалануу улантылып жатса, аларды берүү кайрадан каттоодон өтөт. Жүйөөсүз себептер менен документтер кармалып жатса, аларды токтоосуз сактоочу жайга кайтарууга чаралар көрүлөт.
Документтер сактоочу жайга кайтарылганда ар бир барак жана документтердин абалы текшерилет, документтерди берүү китебинде белгиленет. Эгерде бузулган документтер байкалса, акт түзүлүп, архив кызматкери жана документтерди алып келген адамдын колу коюулат жана архив жетекчисинин кароосуна берилет.
Документти колдонуучулар алардын сакталышына жооптуу болушат.
Документтерди уурдоо, же атайылап бузуу, алардын текстине өзгөртүү киргизүү болгондо архив укук коргоо органдарына кайрылууга милдеттүү (окуя болгондугу байкалган кезден).

4.5. Документтердин түгөлдүгүнө, техникалык жана физика-
химиялык абалына көзөмөл
4.5.1. Документтердин абалын жана
түгөлдүгүн текшерүү
Сакталып турган документтердин саны каттоо документтериндеги эсеби менен дал келишин, ар түрдүү реставрациялык жана техникалык оңдоо жумуштарын жүргүзүүгө муктаж документтерди ылгап алуу максатында, документтердин түгөлдүгү жана абалы текшерилет.
Документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүү планга жараша, ошондой эле бир жолу (кезексиз) өткөрүлөт.
Текшерүүдө төмөндөгү иштер аткарылат:
- сакталуудагы документтердин так түгөлдүгүн аныктоо;
- эсеп документтериндеги так эместиктерди аныктоо жана жоюу;
- ордунда жок документтерди аныктоо жана аларды издөөнү уюштуруу;
- реставрациялык, концервациялык-профилактикалык жана техникалык иштеп чыгууну талап кылган документтерди аныктоо жана эсепке алуу;
- тармагына кирбеген документтерди аныктоо;
Документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүү ар бир мамлекеттик архивдин такай аткарылуучу пландык иштерине кирет. Документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүү төмөндөгү тартипте жүргүзүлөт:
- кагаз негиздеги өзгөчө баалуу документтер - 10 жылда бир жолу;
- кагаз негиздеги 1-категориядагы документтер жана өздүк курамдын документтери - 10 жылда бир жолу;
- аудиовизуалдык жана машина окуй турган (электрондук) документтер - 5 жылда бир жолу;
- нитронегиздеги кинодокументтер - 2 жылда бир;
Калган документтердин түгөлдүгүн текшерүү аларды колдонуу деңгээлинен жана документтердин эсебинин абалына жараша, бирок 15 жылда бирден кем эмес өткөрүлөт.
Жашыруун документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүү ачык сакталган документтерин текшерүү мөөнөттөрүндө өткөрүлөт.
Табигый кырсык, массалык түрдө орун которуу, архив документтерин жоготуп же бузуп алууга мүмкүн болгон башка жагдайларда, архивдин бардык документтеринин, же алардын бөлүктөрүн түгөлдүгүн жана абалын кезексиз текшерүү өткөзүлөт.
Системалык түрдө, ар жылдын акырында сактоочу жайдан жыл ичинде берилген документтердин түгөлдүгү жана абалы текшерилет. Документтердин себепсиз ордунда жок экендиги байкалса аларды ыкчам табуу чаралары көрүлөт. Издөө чаралары натыйжа бербесе табылбай калган документтердин тизмесине киргизилип, издөө улантылат.
Документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүүнү 2 адамдан кем эмес кызматкерлердин тобу ишке ашырат.
Документтердин түгөлдүгүн жана көктөмөлөрдүн абалын текшерүүнүн алдында текшерилүүчү фонддун каттоо документтеринин толуктугу аныкталат, эсептөө документтеринин бири-бири менен салыштырып текшерүүгө мүмкүн болгон документтер каралып, жыйнактоочу жазуулардагы көктөмөлөрдүн номерлери тизмек фонддун барактарынын көрсөткүчтөрү, фонддун ичиндеги орун которуштуруу иштери жөнүндөгү каттоолор менен ошол орун которуштурууларды далилдеген документтердин дал келиши аныкталат. Бул иштердин жыйынтыгы документтердин түгөлдүгүн жана көктөмөлөрдүн абалын текшерүүнүн актысында чагылдырылат. Документтердин түгөлдүгүн текшерүү жана эсеп документтерин салыштыруу иштери өз алдынча аткарылуучу жумуш катары аткарылышы мүмкүн.
Документтердин түгөлдүгүн жана көктөмөлөрдүн абалын текшерүү тизмектерди чечмелеп жазуулар менен мукабадагы жазууларды (шарттуу белги, фонд түзүүчүнүн жана анын тармактык бөлүктөрүнүн наамы, иш жүргүзүүнүн номери, баш сөз, баштапкы жана акыркы даталары, барактардын саны), тизмектеги жыйынтыктоочу жазуу менен сактоодогу документтердин салыштыруу аркылуу өткөрүлөт. Документтердин физикалык абалы байкоо жолу менен аныкталат. Бардык байкалган жетишпегендиктер текшерүүнүн барагында, текшерүүнүн актысында чагылдырылат.
Текшерүү мезгилинде көктөмөлөрдүн тизмегине же башка эсеп документтерине жазуу, белги коюуга тыюу салынат.
Окуу залына жана иш бөлмөлөрүнө берилген документтер жалпы негизде текшерилет (алардын номерлери сактоочу жайдан документтерди берүү китебиндеги каттоо менен аныкталат). Убактылуу пайдаланууга берилген документтер берүү катталган китеп жана акттар боюнча аныкталып, түгөл катары эсептелет.
Текшерүү мезгилинде:
- документтердин стеллаждардагы, кутулардагы, папкелердеги жайгашкан иретин сактоо;
- текшерүү мезгилинде текшерилип жаткан фонддун туура эмес жайгашып калган көктөмөлөрү байкалса, ордуна жайгаштыруу;
- көгөрүп бараткан, же башка зыянкечтер бар көктөмөлөр байкалса, башка документтерге жугузбоо максатында, аларды токтоосуз бөлүп салуу тууралуу архив сактоочуга маалымдоо;
- тизмекке кирбеген көктөмөлөрдү алып, аларды кийин каттоого киргизүү жана иштеп чыгуу үчүн фонддун акырына жайгаштыруу;
Текшерүүнүн жыйынтыгы документтердин түгөлдүгүн жана документтердин абалын текшерүү барагына ( 10-тиркеме) жана документтердин абалын, түгөлдүгүн текшерүү актына (11-тиркеме) жазылат.
Текшерүү барагы, адатта, ар бир тизмекке өзүнчө, текшерүү жүрүп жатканда түзүлөт. Көлөмү чоң эмес фонддорду текшерүүдө, бардык тизмекке бир эле барак түзүлүшү мүмкүн. Барактар жалпы тартипте фонддун чегинде ар бир текшерүү боюнча номерленет жана аткаруучулардын колу коюлат.
Текшерүү барагынын (барактарынын) негизинде документтердин түгөлдүгүн жана документтердин абалын текшерүү актысы түзүлөт. Документтердин түгөлдүгүн жана абалын текшерүү актысы менен катар, зарыл болсо, башка актылар - эсеп документтериндеги техникалык каталар, (12-тиркеме), фондго, архивге таандык эмес, эсепте жок документтердин табылгандыгы ж.б. (13-тиркеме), документтердеги оңдоого жараксыз бузулуулар (14-тиркеме) тууралуу ж.б. акттар түзүлөт.
Документтердин түгөлдүгү жана көктөмөлөрдүн (документтердин) абалын текшерүү аяктагандан кийин тизмектин аягына "текшерилди" деген штамп, датасы, текшерген кызматкерлердин колу коюлат.
Тизмекте эсепке алынбаган литердик жана катар номерлерде түшүп калуулар, сактоо бирдигинен мыйзам чегинде чыккандар байкалса, жыйынтыктап жазуу кайрадан түзүлөт.
Текшерүү мезгилинде табылбай калган көктөмөлөр (документтер) фонддун номери, наамы, тизмектин номери жана көктөмөнүн мазмуну көргөзүлүп карточкага (15тиркеме) катталат. Көктөмөлөрдүн абалын текшерүүнүн натыйжасы картотекага, же документтердин физикалык абалын каттоо китебине жазылат.
4.5.2. Табылбай калган көктөмөлөрдү издөө
Табылбай калган көктөмөлөрдү издөө текшерүү өткөн мезгилден бир жылга чейин архивде, ошондой эле башка уюмдарда жүргүзүлөт. Архивдин жетекчилиги издөөнү дагы бир жылга узартууга укуктуу
Издөө мезгилинде:
- көктөмөдөгү иштеп чыгууга болгон эски тизмекти изилдеп, текшерүүдөн өткөн тизмекти салыштыруу; бул аракет эсептеген кезде кеткен катаны, жок кылууга кеткен көктөмөлөрдүн номерлерин жана мазмунун, профили боюнча башка фонддорго берилген көктөмөлөрдү тактайт; тизмекке киргизилген көктөмөлөрдүн номерин жана мазмунун тактоо;
- фонддун делосун изилдөө, биринчи кезекте, көктөмөлөрдү жана документтерди жок кылууга бөлүү жөнүндө актыларды, көктөмөлөрдү убактылуу пайдаланууга берүү тууралуу актыларды, мурда түзүлгөн фондунун түгөлдүгүн жана абалын текшерүүнүн барагын жана актыларын;
- фонд менен катар жайгашкан көктөмөлөрдү текшерүү, балким жаңылыш коюлуп калышы мүмкүн.
- көктөмөлөрдү сактоочу жайдан окуу залына жана иш бөлмөлөрүнө берүүнү каттоо документтерин текшерүү;
- табылбаган көктөмөлөрдү көктөмөлөр жана документтер мамлекеттик сактоого алынган мекемелерден, өздүк архивдин ээлеринен издөө, көктөмөлөр архивге берилбей, бирок өткөрүү жана алуу документтеринде жазылып калышы мүмкүн;
- табылбаган көктөмөлөрдү профили бөлөк фонддор берилген архивден издөө;
Издөөнүн натыйжасында көктөмөлөр табылышы мүмкүн, табылбаган көктөмөлөр табылбаган көктөмөлөр тууралуу документтерде чагылдырылат.
Табылган көктөмөлөр фонд сактоочуга берилип, ордуна коюлат. Алардын табылгандыгы тууралуу маалымкат түзүлөт, жана ал табылбаган көктөмөлөрдүн тизмесинен алып салууга негиз болот. Маалым кат фонддун делосунда сакталат. Табылбаган көктөмөлөрдүн картотекасына көктөмөнүн фондго кошулгандыгы тууралуу белги коюлат.
Жок болуу себеби документтер менен такталган көктөмөлөр (документтер) белгиленген тартипте каттоодон алынат.
Бардык аракетке карабай табылбаган көктөмөлөргө көктөмөлөрдүн табылбагандыгы тууралуу акт түзүлөт (16-тиркеме) жана издөөнүн жүрүшү тууралуу так маалымкат жазылат. Маалымкатка бөлүм башчысынын (архив сактоочунун) жана башкы сактоочунун (сактоочунун) колу коюлат. Издөөнүн натыйжалары тууралуу документтер жогору турган архив органында каралып, түгөлдүгүн текшерүүдө табылбай калган документтерди каттоодон чыгарууга уруксат берет. Жогору турган архив органынын жазуу жүзүндөгү уруксатынын негизинде архивдин жетекчиси табылбаган көктөмөлөрдү каттоодон чыгарууга буйрук чыгарат. Бардык эсеп документтерине, анын ичинде "Фонддун курамындагы жана көлөмүндөгү өзгөрүүлөр тууралуу маалыматка" да өзгөртүүлөр киргизилип (17-тиркеме), белгиленген тартипте фонддук каталогго билдирилет, көктөмөлөрдү издөөнү токтотуу жөнүндө акт түзүлөт (18-тиркеме).
Көктөмөлөрдүн абалын текшерүүнүн жыйынтыгы менен документтердин санитардык-гигиеналык жана физикалык абалын камсыздоо боюнча чаралар көрүлөт.

4.6. Документтердин техникалык, физика-химиялык
сакталышын камсыз кылуу
Документтердин физика-химиялык жана санитардык-гигиеналык абалын камсыз кылууга тиешелүү иш-аракеттер документтерди мамлекеттик сактоого алуу жана аларды архивде сактоо мезгилинде өткөрүлөт.
4.6.1. Документтерди сактоочу жайга кабыл алуу жана жайгаштыруу
Архивге документтердин физикалык абалын текшербей туруп кабыл алууга тыюу салынат.
Кагаз негиздеги документтердин физикалык абалына баа берүүнүн натыйжасында төмөндөгүдөй документтер айкындалат:
- биологиялык зыянкечтери бар;
- өтө нымдуу;
- тексттеги жана кагаздагы бузулуулар;
- чаң баскан.
Аудиовизуалдык жана машина окуй турган (электрондук) документтердин, ошондой эле алардын камсыздандыруучу копиясынын техникалык абалына баа берүүдө алардын техникалык мүнөздөмөсүнүн маалыматы камтылган документтер менен узатып келген документтердеги техникалык абалы тууралуу акт салыштырылат.
Дефектилер табылса эркин формада, дефекктин мүнөзү жана аны жоюу тууралуу акт түзүлөт. Дефекти оңдоону комплектөө булагы болгон уюм же архив тарабынан, акы алуу менен ишке ашырылат.
Биологиялык зыянкечтери (курт-кумурскалар, көк баскан) бар документтер өзүнчө бөлүнүп, санитардык -гигиеналык иштетүүгө ( дезинфекция, дезинсекция) жиберилет. Нымдуу документтер, сактоо бирдиктери ачылган калыпта столдорго стеллаждарга жайгаштырылып интенсивдүү желдетүү менен кургатылат.
Кутулар, папкалар, мукабалар көктөмөлөрдүн тигилген жактары сөзсүз чаңдан арылтуудан өткөрүлөт. Кир, мурда көк баскан ж.б. документтер барактары боюнча чаңдан арылтылат.
Аудиовизуалдык жана машина окуучу (электрондук) документтер сактоого алууга даярдоодо:
- магниттүү тасмадагы документтер - чаңдан арылтылып, кайрадан түрүлөт;
- фотодокументтер жана дискалардагы документтер - кирден тазартылат;
- таңгакталат.
4.6.2. Документтерди сактоо процессинде
техникалык жана
физика-химиялык абалына көзөмөл
Бул иш-чаралар бузулган документтерди табуу максатында жүргүзүлөт. Сактоочу жайда көк даттын болушу, курт-кумурска, же кемирүүчүлөр байкалса аларды жоготууга чаралар көрүлөт. Көгөрүп кеткен документтер калган документтерден бөлүнүп дезинфекцияланат. Ал документтер жайгашкан стеллаждар, жакынкы дубалдар формалиндин 1-5% аралашмасы менен сүртүлөт жана кургатылат. Кутулар, папкалар, жана башка документ салынуучу каражаттар да дезинфекцияланат.
Курт-кумурскалары бар документтер да өзүнчө бөлүнүп, дезинсекцияланат. Эгерде курт-кумурскалар сактоодогу документтердин көпчүлүгүндө байкалса сактоочу жайдын бардыгы дезинсекциядан өтөт. Дезинсекция санитардык-эпидомиялык станция кызматы тарабынан өткөрүлөт.
Сактоочу жайларда кемирүүчүлөр байкалганда дератизация өткөрүү үчүн санитардык-эпидомиялык станцияга кайрылуу талап кылынат. Негизинде физикалык дефектер бар документтер (колго алынбагандай эскирген, документтердин бөлүктөрү жоголгон, айрылган, ж.б.) же тексттер (текстин бөлүгү же бардыгы оңуп кеткен) документтердин физикалык абалын каттоо китебине же картотекага документти оңдоо боюнча иштин түрлөрүн, мөөнөтүн көрсөтүү менен жазылат ( реставрация, дезинфекция, микрофильмдөө, фотореставрация, көчүрмөлөө).
Дефекттин келип чыккан себептери жана аны жоюу жолдору лаборатория кызматкерлери тарабынан аныкталат.
4.6.3. Көктөмөлөрдү (документтерди)
лабораторияга берүү
Лабораторияга берилүүчү документтердин ар бир партиясына берилген заказда (19-тиркеме), фонддун номери, аталышы, тизмектердин жана көктөмөлөрдүн номерлери, ар бир көктөмөнүн барактары жана бети, ошол заказдагы барактардын жана беттердин жалпы саны жөнүндө маалыматтарды камтышы керек. Заказ эки нускада түзүлүп, архив жетекчисинин колу коюлат.
Заказда документтерди иштетүүнүн түрү (реставрация, мукабалоо, ж.у.с.) көрсөтүлөт.
Көктөмөлөрдү алууда лаборатория тарабынан текшерилет:
- заказдын туура түзүлүшү;
- заказда көрсөтүлгөн жана көктөмөлөрдү берүү тууралуу жазуудагы ылганып алынгандардын жана санынын төп келиши;
Документтер лабораторияда болгон бардык мезгилде алардын сакталышына лаборатория жооп берет.
Лабораториядан көктөмөлөрдү алууда текшерилет:
- лабораториядан алынган көктөмөлөрдүн ылганып алынгандардын жана санынын топ келиши;
- лабораториянын документтердин техникалык абалы тууралуу актысынын (документтерди микрофилимдөөдө) жана аларга колдонулган атайын иштер тууралуу чечими;
- лаборатория тарабынан аткарылган иштерди күбөлөндүргөн жазуулар, белгилер;
- заказдын толук аткарылышы жана тексттердин окулуусу (позитивдер боюнча).

4.7. Атайын баалуу жана
кайталангыс (уникальный)
документтерди иргөө
Атайын баалуу жана кайталангыс (уникальный) документтерди иргөө пландуу тартипте, тармактык илимий-усулдук иштеп чыгуулар жана усулдук колдонмолордун негизинде тажрыйбалуу кызматкерлер тарабынан ишке ашырылат.
Документтерди кайталангыс (уникальный) катарына киргизүү архивдин эксперттик текшерүү усулдук комиссиясынын чечиминин негизинде ишке ашырылат. Ар бир тандалып алынган кайталангыс документке каттоо барагы жана чечмелеп жазуу (описание) түзүлөт (19-тиркеме).
Документтерди атайын баалуу документтердин катарына киргизүү да архивдин эксперттик-текшерүү усулдук комиссиясынын чечиминин негизинде ишке ашырылат жана белгиленген тартипте каттоо документтерине киргизилет.

4.8. Документтердин камсыздоо фондусун жана пайдалануу
фондусун түзүү
4.8.1. Камсыздандыруу фондун түзүү боюнча иштерди уюштуруу
Камсыздандыруу фонду - бул камсыздандыруу үчүн түзүлгөн документтердин көчүрмөлөрүнүн жыйындысы. Ал документтин түп нускасы жоголуп кетсе же бузулса документтердеги маалыматты сактап калуу максатында түзүлүп, кол тийгис болуп эсептелет, документтердин түп нускаларынан сакталган жайдан бөлөк, атайын сактоочу жайда сакталат.
Документтерди камсыздандырууга көчүрмөсүн алуунун тартиби алардын баалуулугуна жана маалыматынын олуттуулугуна, физикалык абалына жана пайдалануусунун деңгээлине жараша өтөт. Биринчи кезекте начар физикалык абалдагы жана көп пайдалануудагы фонддор, ошондой эле түстүү кино жана фотодокументтер, айнек негиздеги фотодокументтердин камсыздандыруу копиялары алынат.
Камсыздандыруу үчүн көчүрмөлөрдү алуу фонддор боюнча, алдыда көчүрүлгөн тизмектеги сактоо бирдигинин системасы бузулбай аткарылат. Камсыздандыруу үчүн көчүрмөлөр сактоо бирдигиндеги бардык документтерине жүргүзүлөт.
Камсыздандыруу үчүн көчүрмөлөрдү алууда, адатта, сактоо бирдиктери ажыратылбайт. Архив документтерин ажыратпай туруп сүрөт көчүрмөлөрүн алуучу техникалык каражаттарды колдонуу сунушталат.
Мукабаланган көктөмөлөрдү сөкпөй туруп көчүрмөсүн алууга мүмкүн болбогон айрым учурларда гана көктөмөлөрдү ажыратууга мүмкүндүк берилет. Камсыздандыруу фонду боюнча иш аяктаганда көктөмө кайрадан тигилет.
4.8.2. Документтердин камсыздандыруу
фонддорунун түрлөрү
Кагаз негиздеги документтердин камсыздандыруу көчүрмөсү - тиешелүү типтеги фотографиялык гологенсеребрянный тасмада оптикалык ыкта фотографияланган, 1-муундагы, негативдеги микроформа (микрофильм же микрофиша); кинодокументтики - контактык печать ыгында тиешелүү пленканын тибинде даярдалган түп нускага дал келген көчүрмөсү; сүрөтдокументтики - тиешелүү пленканын тибинде репродуктирлөө же контактык печать ыгы менен даярдалган түс нусканын биринчи көчүрмөсү; фонодокументтики - тиешелүү магниттик пленканын тибинде магниттик үн жазуу ыгында жасалган, түп нусканын биринчи көчүрмөсү; видеодокументтики- түп нусканын форматында, видеоүн жазуу ыгында, магниттик тасмада жасалган түп нусканын биринчи көчүрмөсү.
4.8.3. Пайдалануучу фонддун түзүмү
жана комплекти
Камсыздандыруу фондун түзүү менен бирге эле мамлекеттик архивдерде пайдалануу фондуна киргизүү максатында атайын баалуу документтердин көчүрмөлөрүнүн топтому түзүлөт. Пайдалануу фондун түзүү документтердин түп нускасын сакталышын жана документтерди колдонууну уюштуруу максатында жасалат.
Пайдалануу фондун милдеттүү топтомуна төмөндөгүлөр кирет:
- кагаз негиздеги документтер үчүн - түстүү эмес сүрөттасмада даярдалган 1-муундагы микрофильмдин жана 3-муундагы микрофильмдин негативинен даярдалган 2- муундагы бир микроформа;
- сүрөтдокументтер үчүн - позитивдеги бир фотобасылма жана бир дубль-негатив;
- кинодокументтер үчүн - бир позитивдик төп келүүчү көчүрмө, бир аралык позитивдеги сүрөттөлүш, жана бир фонограмманын контратиби (үндүү кинодокументтер үчүн). Позитивдик көчүрмө жана сүрөттөөнүн аралык позитиви туруктуу сакталуучу кинодокументтин комплегине кирет.
- аваздокументтер үчүн - туурасы 6,25 мм. магниттик лентадагы бир көчүрмө;
- видеодокументтер үчүн - VHS форматтагы бир көчүрмө;
Архив документтеринин, анын ичинде электрондук алып жүрүүчүлөрдөгү , иштин башка процесстеринде түзүлгөн көчүрмөлөрүн пайдалануу фондуна киргизүү архив тарабынан өз алдынча ишке ашырылат.
Пайдалануу фондуна, адатта, сактоо бирдиктеринин толук көчүрмөлөрү киргизилет. Айрым документтердин көчүрмөлөрү пайдалануу фондуна тематикалык ылгап алынган документтердин курамында киргизилиши мүмкүн.

4.8.4. Камсыздандыруу фондусун жана
пайдалануу фондусун түгөлдүгүнө
жана абалына техникалык көзөмөл
Бардык камсыздандыруучу көчүрмөлөр түп нускасына төп келиши керек.
Камсыздандыруучу көчүрмөлөрдү сактоо процессинде:
- камсыздандыруучу көчүрмөлөрдү түгөлдүгү жана абалын алар сактоодо бар экендигин жана каттоо документтери менен дал келишин аныктоо максатында текшерилет;
- техникалык абалы өз убагында консервациялык- профилактикалык (бузулуунун алдын алуу) иштерди жүргүзүү үчүн текшерилет;
Пайдалануучу фонддун түгөлдүгү жана абалын текшерүү документтердин көчүрмөлөрүнүн сакталуусун жана пайдалануучу фондду убагында толуктап турууну уюштуруу үчүн иштелет.
Камсыздандыруучу фонддун техникалык абалын текшерүү үч жылда бир жолу өткөрүлөт.
Техникалык абалын текшерүүнүн жыйынтыгы камсыздандыруучу көчүрмөлөрдүн техникалык абалын текшерүү актсына жазылып, профилактикалык жана реставрациялык иштерди өткөрүүнүн жана кийинки техникалык абалына текшерүү жүргүзүүнүн мөөнөттөрү аныкталат.

4.9. Өзгөчө кырдаалда
документтердин сакталышын камсыздоо
Өзгөчө кырдаалга:
- мамлекетте (аймакта, шаарда) өзгөчө кырдаал жарыяланышы;
- архивдин ишине таасирин тийгизүүчү өрт же табигый кырсыктардын болушу;
- документтердин жоголушу же бузулушу, архивге чоочун адамдар кирип, каражаттардын уурдалышы же бузулушу, же башка укук бузуулар;
- архивдин иштөөсүн камсыз кылуучу системада, ошондой эле имаратында авария болушу;
- архивден күзөттүн алынышы;
- архив жетекчилигинин архив ишинин иштөө убактысын өзгөртүүгө же анын ишмердигин токтотуу чечимин кабыл алууга мажбурлаган башка жагдайлар.
Архивде өзгөчө кырдаал мезгилинде мекеменин иштөө планы, башка ченемдик документтер иштелип чыгып жетекчи тарабынан бекитилет. Ал план жана башка ченемдик документтер менен архивдин жооптуу кызматкерлери тааныш болушу керек.
Өзгөчө кырдаал болуп калганда архив мекемесинин жетекчиси бул жөнүндө жогору турган архив мекемесинин жетекчилигине токтоосуз билдирет (телефон, телеграф, факс ж.б.) жана аны менен макулдашып мекеменин өзгөчө кырдаал абалында иштөө чечимин кабыл алат, буйрук чыгарат, өзгөчө кырдаал абалынан чыгуу боюнча чараларды көрүп, архив ишин башкаруунун жогорку органына маалымдайт.